Bij Pandava zetten we al langer stappen richting de toekomst van digitaal factureren, mede dankzij het Peppol-netwerk! We zijn dan ook trots te kunnen melden dat Pandava al een ruime tijd volledig geregistreerd is bij Peppol. Dit betekent dat onze leveranciers en partners hun e-facturatie eenvoudig en veilig via het Peppol-netwerk naar ons kunnen sturen.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een internationaal netwerk dat bedrijven en overheidsinstanties verbindt voor veilige en efficiënte elektronische gegevensuitwisseling. Het belangrijkste doel van Peppol is om standaardisatie en transparantie te bevorderen in elektronische communicatie, waaronder e-facturering.

E-facturatie is al verplicht voor overheidsopdrachten. Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische bedrijven ook onderling elektronisch factureren. Deze regelgeving is bedoeld om papierwerk te verminderen, processen te versnellen en fouten te minimaliseren. Voorlopig is er nog geen verplichting in zicht voor e-facturering aan particulieren.

Wat is e-facturatie?

Een elektronische factuur is een factuur die wordt opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm.

⚠️ Let op, elektronische facturen zijn niet hetzelfde als online of digitale facturen. Het inscannen en online versturen van een factuur als PDF is niet hetzelfde als e-facturatie.

Wat is er dan uniek aan e-facturatie?

E-facturatie onderscheidt zich door de standaardisatie en automatisering die het biedt. In tegenstelling tot traditionele facturen, die vaak handmatig verwerkt worden, wordt een e-factuur digitaal opgesteld als XML-bestanden volgens het PEPPOL BIS v3 formaat, een extensie op de UBL-standaard, dat speciaal gecreëerd werd voor digitale facturen. Dit formaat zorgt ervoor dat alle factuurgegevens consistent, volledig en machineleesbaar zijn. Dankzij deze normen kunnen facturen automatisch worden verwerkt door boekhoud- en facturatiesoftware, wat handmatige fouten minimaliseert en verwerkingstijden aanzienlijk verkort.

Het is belangrijk om te weten dat vanaf 1 januari 2026 e-facturen in XML-formaat als enige juridische waarde zullen hebben; een PDF wordt dan enkel beschouwd als een visuele representatie zonder juridische waarde. Hoewel ondernemingen ervoor mogen kiezen om uitsluitend nog facturen in XML-formaat te versturen, wordt sterk aangeraden om een PDF als voor de mens leesbaar bestand bij te voegen. Pandava zorgt ervoor dat alle facturen zowel in XML-formaat als met een bijgevoegde PDF worden verzonden, zodat u beschikt over een volledig en overzichtelijk document.

Met de komst van e-facturatie wordt het vanaf 1 januari 2026 verplicht om het Peppol-netwerk te gebruiken voor het versturen en ontvangen van facturen tussen bedrijven. Dit geldt zowel voor facturen aan klanten als voor facturen van leveranciers. Het doel van deze regelgeving is om administratieve processen efficiënter, veiliger en betrouwbaarder te maken.

Een belangrijk onderdeel van het Peppol-netwerk zijn de zogeheten Access Points of Service Providers. Dit zijn gecertificeerde dienstverleners die als schakel fungeren tussen verzenders en ontvangers van e-facturen. Access Points zorgen ervoor dat facturen correct worden verzonden en ontvangen binnen het netwerk, ongeacht de gebruikte software van de verzender of ontvanger. Deze compatibiliteit maakt het systeem flexibel en universeel bruikbaar, waardoor bedrijven van verschillende groottes en sectoren eenvoudig kunnen deelnemen aan het Peppol-netwerk. Pandava heeft de experten van Soluz.io gekozen als Access Point.

Wat betekent dit voor u als klant?

• Bestelt u als zakelijke klant met BTW-nummer? Vanaf 1 januari 2026 ontvangt u van Pandava uitsluitend nog e-facturatie via het Peppol-netwerk. Zorg dat uw onderneming tijdig klaar is voor deze digitale manier van factureren! Is uw onderneming reeds aangesloten op het Peppol-netwerk? Laat het ons weten! Vanaf uw eerstvolgende bestelling sturen wij uw facturen rechtstreeks via Peppol.
• Bestelt u al particuliere klant zonder BTW-nummer? Voor u blijft alles voorlopig zoals het is. U ontvangt uw factuur nog steeds per e-mail op het moment dat uw bestelling bij ons wordt verzonden.

Wat betekent dit voor onze leveranciers en partners?

Omdat Pandava al operationeel is binnen het Peppol-netwerk, kunnen leveranciers en partners eenvoudig hun facturen via Peppol naar ons verzenden.
Dit biedt diverse voordelen:

• Efficiëntie: Snellere verwerking van facturen.
• Nauwkeurigheid: Minder kans op fouten dankzij automatische gegevensverwerking.
• Veiligheid: Beveiligde verzending via een gecertificeerd netwerk.

Bovendien vormt het gebruik van Peppol een naadloze integratie met onze interne processen. Dit betekent minder administratieve rompslomp en een betrouwbaarder facturatieproces voor beide partijen. Leveranciers kunnen erop rekenen dat hun facturen correct en tijdig worden verwerkt.

Samen klaar voor de toekomst!

We kijken ernaar uit om samen met u deze stap naar een efficiënte en gestroomlijnde toekomst te zetten.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem gerust contact met ons op!